Какие бывают реквизиты бухгалтерских документов

Тема 2. Бухгалтерские документы

Какие бывают реквизиты бухгалтерских документов

Документы являетсяисходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерскаядокументация это часть системыуправленческой документации организациив соответствии с Общероссийскимклассификатором управленческойдокументацией (ОКУД), утвержденнойпостановлением Госстандарта России от30 декабря 1993 года №299.

Документыбухгалтерского учета можно разделитьна три уровня: первичная учетнаядокументация, регистры бухгалтерскогоучета и отчетная бухгалтерскаядокументация.

Остановимся напервичной бухгалтерской документации.Это документы, фиксирующие фактысовершения хозяйственной операции.Первичный учетный документ должен бытьсоставлен в момент совершения операции,а если это не предоставляется возможным– непосредственно после её окончания.

Образцы формдокументов утверждаются правительственнымиорганами. Такие формы документовназываются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерскиедокументы классифицируют по несколькимпризнакам:

  • Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.
  • Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции
  • Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.
  • Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.
  • внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.
  • внешние. Например: ТТН, счет — фактуры
  1. По степени обобщения хозяйственных операций;

  • первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.
  • сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.
  1. По порядку использования;

  • разовые. Например: ПКО, РКО, акты.
  • накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2.2. Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоятиз отдельных показателей, которыеназываются реквизиты (от латинскогослова «требуемое, необходимое»).

Совокупностьреквизитов документа определяют егоформу.

Чтобы документотвечал своему назначению, он долженбыть составлен в соответствии с формой,принятой для данной категории документов.

Но в любом случаедокумент должен содержать следующиеобязательные реквизиты:

  • Наименование документа (формы)
  • Код формы
  • Дата составления
  • Наименование организации составившей документ
  • хозяйственной операции
  • Измерители хозяйственной операции
  • Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документявляется внешним документом, то помимоличных подписей на документе должнабыть проставлена круглая печатьорганизации.

Электронныйдокумент содержит ту же самую информацию,что и бумажный электронногодокумента можно просмотреть на экранекомпьютера. Электронный документ можнораспечатать в бумажном виде. Электронныйдокумент можно размножить в огромномколичестве совершенно идентичныхэкземпляров, можно мгновенно переслатьна другой компьютер в другой точкеземного шара с помощью электроннойпочты.

Но электронныйдокумент проще подделать, чем бумажный,если, конечно, не предпринимать специальныхмер защиты.

Проблемы защитыот подделки электронных документоврешаема. В России, как во многих другихстранах мира, принят Закон об электроннойподписи, направленный на решениеуказанной проблемы.

Электронныедокументы уже широко используются вобщении предприятий с банками и сналоговыми органами.

Все документы вбухгалтерии тщательно проверяют с трехсторон: юридической, с точки зренияоформления, арифметической.

Проверенныедокументы регистрируют в журналерегистрации документа.

Внесение исправленийв кассовые и банковские документы недопускается. В остальные первичныеучетные документы исправления могутвноситься лишь по согласованию сучастниками хозяйственных операций,что должно быть подтверждено подписямитех же лиц, которые подписали документы,с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее времяособое внимание уделяется унификациии стандартизации документов. Унификациядокументов – это разработка единойформы документов России для оформленияоднородных хозяйственных операций вразличных организациях. В Россииунифицированы формы кассовых документов,банковских документов и др.

Они обязательныдля всех сфер деятельности. Наряду сунификацией важное значение имеетстандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартныхразмеров бланков типовых документов.

При ведении бухгалтерского учета важноналадить рациональный документооборот,т.е. оптимальную систему формированиябухгалтерских документов, принятие ихк учету, перемещения по предприятию, ихтекущего хранения и передачи в архив.

Это обеспечивает высокую степеньнадежности учета при минимальныхзатратах времени и средств.

Источник: //StudFiles.net/preview/5025273/page:5/

Виды бухгалтерских документов и их назначение

Какие бывают реквизиты бухгалтерских документов

Документальное подтверждение бухгалтерских операций это один из главных этапов учетных работ. Сведения о фактах совершения операции, либо о получении разрешения на ее совершение может быть отражено на различных носителях, однако ни одна хозяйственная операция не должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующим документом.

Бухгалтерский документ – это оформленное в письменном виде подтверждение самого факта совершения хозяйственной операции, либо доказательство о получении разрешения на осуществление данной операции.

Бухгалтерские документы, используемые в учете, различны по своей природе, при этом каждый документ включает в себя ряд показателей. Подобные показатели, содержащие в себе сведения о хозяйственной операции, называются реквизитами. Все реквизиты классифицируются как:

  1. постоянные и переменные;
  2. обязательные и дополнительные.

Постоянные и переменные реквизиты отличаются друг от друга тем, что постоянные реквизиты применяются в одной организации длительный период времени (название организации, ее юридический адрес, реквизиты банка и т.д.). Переменные реквизиты определяются сущностью хозяйственной операции (кол-во поступивших материалов в накладной, наименование отпущенной в производство продукции и т.д.).

Обязательные реквизиты должны содержаться в каждом бухгалтерском документе (название документа – ПКО, РКО, накладная; содержание операции; подписи; дата, номер документа; наименование предприятия и т.д.). Состав обязательных реквизитов утвержден в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Руководящий состав организации утверждает приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов. Денежные, а также расчетные документы подлежат обязательному подписанию директором и главным бухгалтером.

Дополнительные реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа (номер телефона, основание для совершения операции, ФИО исполнителя, отметка о получении и т.д.).

Системное расположение реквизитов в бухгалтерском документе является структурой документа. Структура может иметь следующие формы: анкетная, табличная, комбинированная.

Бухгалтерский документ с анкетной структурой характеризуется расположением реквизитов как в стандартной анкете (вопрос и ответ). Реквизиты в документах с табличной структурой заполняются в виде таблицы. Комбинированная структура в бухгалтерских документах определяется расположением ряда реквизитов как в анкете, а ряд по табличной структуре.

Госкомстат России по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти (Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ и др.) утверждают унифицированные формы бухгалтерских документов.

Документы, по которым утверждены унифицированные формы обязаны оформляться в соответствии с ними. Данные формы имеют определенные требования к оформлению бухгалтерского документа, а также каждый документ имеет свое кодовое обозначение (общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)).

Документы, не имеющие унифицированной формы, обязаны быть утверждены в учетной политике организации.

Виды документов, используемых в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по ряду признаков.

Схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению

  • распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах.

    (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).

  • оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).

  • документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.
  • комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.).

    Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.

По времени составления

  • первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
  • сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).

По объему информации

  • разовые документы – отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
  • накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).

По месту составления

  • внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
  • внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).

По структуре

  • анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
  • табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
  • комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.

Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.

Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Документооборот на предприятии и его основы.

Документооборот – это система движения документов на предприятии с момента их создания (оформления), либо получения со стороны от физических и юридических лиц, до момента передачи в архив.

Система документооборота на предприятии осуществляется в соответствии с графиком. По каждому документу документооборот может оформляться в виде инструкций, схем, таблиц.

График документооборота определяет порядок формирования первичных документов, оформления и передачи их для осуществления определенных записей в бухгалтерском учете. Ответственность за соблюдение сроков и оформление несут лица составившие и подписавшие его.

Документооборот по отдельным видам документов устанавливается федеральными органами исполнительной власти РФ (например, по денежным).

Бухгалтерские документы, такие как бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета, первичные документы подлежат обязательному хранению, в соответствии со ст. 29  ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г. Хранению документы подлежат в течении сроков, определенных правилами государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного периода.

Изъяты из архива документы могут быть только налоговой инспекцией и налоговой полицией, органами дознания, органами прокуратуры и предварительного следствия, судами на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник: //buhbook.net/buhgalterskij-uchet/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/vidyi-buhgalterskih-dokumentov-i-ih-naznachenie/

Бух-заметка
Добавить комментарий